Processen beschrijven, waarom zou je?
Voor welk probleem ik ook wordt ingehuurd, vroeg of laat kom ik bij de processen uit. Dat is ook niet zo gek, want processen vormen de kern van organisaties. Organisaties maken aan de ene kant plannen en willen aan de andere kant resultaten behalen. Medewerkers zijn aan het werk om de plannen om te zetten in resultaten. En zij doen dit door processen uit te voeren.
Nieuwsgierig
Ik ben altijd nieuwsgierig naar de keuzes die medewerkers maken. Ik vraag dan ‘waarom doe je het zo?’ en dan krijg ik vaak het antwoord ‘omdat het zo moet’ of ‘omdat ik zo ben ingewerkt’. Medewerkers hebben het idee dat processen in beton zijn gegoten en dat het moeite kost om dit te wijzigen. Op mijn vervolgvraag of ze een betere manier zien om het werk te doen, is het antwoord bijna altijd ‘jazeker!’. Een mooie aanleiding om met de processtappen aan de slag te gaan.
Geen doel, maar een middel
Het beschrijven van processen is geen doel op zich, maar een middel om in gesprek te gaan met medewerkers over het werk. Je kunt samen opnieuw keuzes maken wat de beste manier is. Daarbij kijk ik naar het hele proces en niet alleen naar het deel dat in één team uitgevoerd wordt. Zo krijg je inzicht in de afhankelijkheden en ieders bijdrage aan het proces. Met de klant als uitgangspunt. Juist wanneer ‘de klant’ of ‘het product’ van het ene team naar het andere gaat, is de kans op miscommunicatie groot.
Wat is de toegevoegde waarde
Goed beschreven processen geven inzicht waar taken en bevoegdheden liggen. Dit geeft medewerkers houvast in hun werk en de duidelijkheid verbetert de communicatie. Ook vermindert het de kwetsbaarheid wanneer de kennis uit de hoofden ‘op papier’ staat. En last but not least, het geeft een middel om te leren en te verbeteren.
Flexibel
Belangrijk is dat er in de processen evenwicht is tussen standaardisering en handelingsvrijheid van de medewerker. Er zijn in de praktijk altijd situaties om van een standaard af te wijken en dat moet dan ook kunnen. Processen beschrijven wil niet zeggen dat ze voor altijd vastliggen. Omdat de omgeving en de organisatie veranderen, moeten processen mee veranderen. Ook als blijkt dat de uitkomst van de processen niet de gewenste resultaten hebben, neem je het proces weer onder de loep en pas je het aan. Op deze manier verbeter je constant de prestatie van de organisatie.
Daarom processen beschrijven
Mijn ervaring is dat als je medewerkers de ruimte geeft om hun werk te verbeteren en hen faciliteert in het vastleggen daarvan, zij met nieuwe energie aan het werk gaan. Goede processen werken als smeerolie van de organisatie.
Kortom: procesbeschrijven is een dynamisch proces, je doet het samen en dat geeft meer betrokkenheid, kwaliteit en werkplezier. En daar profiteert de klant weer van!
Meer informatie
Wil je meer informatie of verder praten? Bel of mail me 06 24946450 jeannette@mezzo-management.nl
.